Benutzerhandbuch

Strandmöllen Kundenrecherche-App · Leitfaden für Vertrieb und Administration

1. Einführung

1.1 Was die App leistet

Die Kundenrecherche-App unterstützt den Außendienst bei der systematischen Akquise neuer Kunden für technische Gase. Sie übernimmt drei Kernaufgaben:

• Firmendaten sammeln und pflegen — aus eigenen Recherchen, CSV-Importen und automatisch über den Vertriebspartner-Scraper von Wettbewerbern.
• Kontaktaufnahme vorbereiten — personalisierte Akquise-E-Mails werden per KI (Claude) generiert, inklusive Flyer-Anhang, Signatur und bereichsspezifischem Betreff.
• Kontrollierter Versand — jede Mail geht erst in die Bulk-Entwürfe (Review-first), wird manuell geprüft und dann über Outlook verschickt.

Die drei Kundenbereiche TECH (metallverarbeitende Industrie, Anlagenbauer, Schlossereien, Härtereien, Gießereien, chemische Industrie), FOOD und MED haben jeweils eigene Prompt-Bausteine, Betreff-Präfixe und typischerweise eigene Flyer.

1.2 Onboarding-Checkliste

Auf dem Dashboard siehst du oben eine Checkliste mit den Schritten, die du vor dem ersten produktiven Einsatz erledigen solltest. Grüne Haken zeigen, was bereits steht:

1. Profil ausfüllen — Name, E-Mail, Telefon, Bereich.
2. Signatur-Felder prüfen — die zentrale Admin-Signatur (siehe 4.1) wird mit deinem Profil zusammengebaut.
3. Outlook AutoSend installieren — ohne läuft der Versand nicht (siehe 4.8).
4. Ersten Entwurf erzeugen — einmal E-Mail generieren, damit die Kette von Generieren → Bulk-Entwürfe → Outlook funktioniert.

1.3 Benutzeroberfläche

Die App ist in drei Zonen aufgeteilt: einen schmalen Header oben (Status, Aktions-Icons), die Sidebar links mit der Tab-Navigation und Such-Form, und den Content-Bereich rechts, in dem der jeweilige Tab gerendert wird.

Header (oben)

Sidebar (links)

Die Hauptnavigation ist seit Paket 19 eine vertikale Sidebar. Sie hat zwei Bereiche: oben die Tab-Buttons, unten die Such-Form (Standort + Umkreis + Bereich + Branchen-Filter + SUCHEN-Button) für die Kundensuche.

Content-Bereich (rechts)

Der größte Teil des Bildschirms zeigt den aktiven Tab. Bei längeren Inhalten scrollt der Bereich unabhängig von der Sidebar. Die Detail-Modal-Box (siehe 2.8) öffnet sich von rechts hereingeschoben über den Content — sie ist die zentrale Bearbeitungsmaske für einzelne Firmen.

1.4 Dashboard (Startbildschirm)

Das Dashboard ist der erste Tab und zeigt dir auf einen Blick, wo du gerade stehst. Oben rechts schaltest du per Toggle zwischen Meine (nur eigene Vorgänge) und Team (alle) um.

KPI-Kacheln

Acht Kacheln über die gesamte Breite in zwei Reihen:

• Gesendet — Anzahl versendeter Akquise-Mails
• Rückmeldungen — Firmen, die geantwortet haben (inkl. Response-Rate in %)
• Termine — vereinbarte Kundentermine
• Angebote — laufende Angebote
• Gewonnen — erfolgreich abgeschlossene Vorgänge
• Verloren — abgelehnte oder versandete Vorgänge
• Umsatz — Summe aller gewonnenen Beträge in Euro
• Fällig — offene Wiedervorlagen heute/überfällig

Wiedervorlagen (nächste 7 Tage)

Liste der anstehenden Wiedervorlagen, sortiert nach Dringlichkeit. Farbpunkte zeigen den Status: 🔴 überfällig · 🟠 heute fällig · 🟡 in 1–2 Tagen · 🟢 später. Ein Klick öffnet den Vorgang direkt im Edit-Modal.

Letzte Rückmeldungen

Die fünf jüngsten eingegangenen Antworten von Kunden — mit Firmenname, Datum und Schnellzugriff auf den Vorgang. So verpasst du keine frische Reaktion.

Quick-Actions

Buttons für häufige Aktionen: Neue Suche starten, Neue Firma anlegen, Bulk-Entwürfe öffnen, Route planen.

1.5 Sprache & Theme

Die App ist komplett zweisprachig (Deutsch / Englisch). Die Sprachauswahl und das visuelle Theme findest du gemeinsam unter Einstellungen → 🎨 Sprache & Theme.

Sprache

Zwei Buttons mit Flagge (🇩🇪 Deutsch · 🇬🇧 English). Der Klick wirkt sofort — alle Buttons, Labels, Tabellen-Header, Tooltip-Texte und auch die Loader-Schritte bei einer laufenden Suche springen in die gewählte Sprache.

Die Sprache wird pro Benutzer in users.preferences.language gespeichert. Bei Erstbesuchern auf der Login-Seite wird navigator.language ausgewertet — ein englischsprachiger Demo-Nutzer landet so direkt auf der englischen Login-Seite.

Theme

Vier Themes, klickbar als Karten mit Farb-Indikator:

Das gewählte Theme wirkt sofort und wird pro Benutzer in users.preferences.theme gespeichert. Beim nächsten Login ist es wieder aktiv.

1.6 Hilfe & Tastenkürzel

Es gibt drei Wege, Hilfe zu öffnen:

1. ❓-Icon im Header — kontextsensitiv. Öffnet ein Popover mit Kurzbeschreibung zum aktuell offenen Tab und einem Link zum passenden Handbuch-Abschnitt.
2. ⓘ-Icons in Formularen — neben einzelnen Feldern und Buttons. Öffnet ein feldspezifisches Popover.
3. F1-Taste — wenn der Cursor in einem Feld steht, das ein Hilfe-Thema hat, öffnet F1 die zugehörige Hilfe.

2. Firmen

2.1 Suchen & Filtern

Die Suchleiste oben durchsucht Name, Ort und Branche. Ergänzend lassen sich Filter kombinieren:

• Status — neu / kontaktiert / Rückmeldung / abgeschlossen
• Bereich — TECH / FOOD / MED
• Entfernung — innerhalb der Schwelle (Default 80 km) oder darüber
• Zugewiesener Vertriebler — nur eigene, nur bestimmte Personen, alle

Die aktuelle Filterkombination wird pro Nutzer gespeichert und beim nächsten Login wiederhergestellt.

2.2 Firma anlegen

Für Firmen, die nicht durch Import oder VP-Scraper in der DB liegen, legst du per „+ Neue Firma" manuell einen Datensatz an.

Pflichtfelder: Name, Ort. Empfohlen: Straße, PLZ, Branche, Bereich, Website.

Nach dem Speichern lassen sich beliebig viele Kontakte (Ansprechpartner) hinzufügen.

2.3 Status-Icons

Jede Zeile in der Firmenliste trägt rechts eines der folgenden Icons:

Der Status wechselt von an Outlook übergeben auf bestätigt erst, wenn der Outlook-Watcher auf deinem PC den Versand zurückmeldet. So vermeidet die App, dass eine Firma als „kontaktiert" gilt, obwohl die Mail in Outlook hängengeblieben ist.

2.4 Zuweisung an Vertriebler

Über das Dropdown „Zugewiesen an" in der Detailansicht kannst du festlegen, wer eine Firma betreut. Nur zugewiesene Firmen tauchen in den eigenen Bulk-Entwürfen auf, und Bulk-Versand betrifft nur eigene Firmen (außer im Admin-Modus).

Admins können über Einstellungen → Nutzer Bulk-Zuweisungen nach PLZ-Bereich durchführen, etwa um ein neues Vertriebsgebiet komplett zu übertragen.

2.5 Route (Tourenplanung)

Der Tab Route plant Kundenbesuche. Du wählst Firmen nach PLZ oder Entfernung aus und bekommst eine effiziente Besuchsreihenfolge vorgeschlagen — Basis für Tagestouren im Außendienst. Die Entfernung wird über Google Distance Matrix berechnet (siehe 4.6).

2.6 Vorgänge (CRM-Pipeline)

Nach dem Versand einer Akquise-Mail entsteht automatisch ein Vorgang — der Kontakt wandert damit in deine Pipeline. Der Tab Vorgänge zeigt alle laufenden Akquisen, entweder als Kanban-Board oder als Liste.

Status-Pipeline

Jeder Vorgang durchläuft diese Stufen (Spalten im Kanban):

1. Gesendet — Mail ist raus, warten auf Reaktion
2. Nachgefasst — zweite Mail oder Anruf erfolgt
3. Rückmeldung — Kunde hat geantwortet
4. Termin — Besuchstermin vereinbart
5. Angebot — Angebot versandt
6. Gewonnen — Kunde hat unterschrieben
7. Verloren — Kunde hat abgesagt
8. Kein Interesse — klare Absage ohne Rückfrage

Filter

• Bereich — TECH / FOOD / MED / alle
• Volltextsuche — über Firma, Titel und E-Mail
• Nur eigene / Alle — zeigt nur deine oder alle Vorgänge im Team
• Ansicht Kanban / Liste — Kanban für Pipeline-Blick, Liste zum Sortieren nach Datum

Edit-Modal

Ein Klick auf eine Karte (Kanban) oder Zeile (Liste) öffnet das Edit-Modal. Hier trägst du ein: aktueller Status, Bereich, Gewinn-Betrag, Notizen, nächste Aktion und das Wiedervorlage-Datum. Gespeicherte Änderungen erscheinen sofort auf dem Dashboard.

2.7 Auswertung

Der Tab Auswertung liefert die Erfolgs-Metriken über alle Vorgänge hinweg — die Grundlage für Team-Reviews und eigene Lernschleifen.

Funnel-Diagramm

Balkendiagramm der fünf Hauptstufen (Gesendet → Rückmeldung → Termin → Angebot → Gewonnen) mit absoluten Zahlen und Conversion-Raten. Du siehst sofort, wo Vorgänge versanden — etwa ob zu wenige Rückmeldungen zum Termin werden.

Antwort-Trend

Liniendiagramm der letzten 30 Tage: versendete Mails pro Tag vs. eingegangene Rückmeldungen. Zeigt, ob deine jüngsten Mails messbar besser oder schlechter konvertieren als der Durchschnitt.

Top-Performer

Ranking aller Vertriebler nach Umsatz (primär), Gewonnenen (sekundär) und Rückmeldungen (tertiär). Zeigt Gesendet, Antworten, Quote, Gewonnen und Umsatz. Ohne Bereich-Filter werden alle Bereiche zusammengerechnet; mit Filter pro Bereich getrennt.

Bereich-Filter

Rechts oben schaltest du zwischen Alle Bereiche, TECH, FOOD und MED. Alle drei Auswertungs-Module reagieren synchron.

2.8 Detail-Modal & Akkordeons

Das Detail-Modal öffnet sich beim Klick auf eine Firma — egal ob in den Suchergebnissen oder in der Firmen-DB. Es ist die zentrale Bearbeitungs- und Recherche-Maske.

Sektionen

Die fünf Akkordeons in „Analyse & Recherche"

Schnellaktionen unten

Vier feste Buttons im Footer:

• ⭐ Favoriten — Firma in den Favoriten-Sub-Tab legen / herausnehmen
• 📧 Email — öffnet den E-Mail-Generierungs-Dialog (siehe 3.1)
• 🚫 Blacklist — Firma dauerhaft aus Suchen ausschließen
• 💾 Änderungen speichern — speichert Änderungen an Notizen / Status / Kontakten

Verfügbarkeit der Recherche-Buttons

North Data und Website-Analyse sind erst aktiv, wenn die Firma in der Datenbank gespeichert ist. North Data zusätzlich nur, wenn ein Firmenname vorhanden ist; Website-Analyse nur, wenn eine Website hinterlegt ist. Beide Aufrufe sind kostenpflichtig — North Data ca. 0,02 € pro Aufruf, Website-Analyse ca. 0,05–0,15 € (Claude Sonnet liest die Website).

2.9 Versendet-Tab & Tracking

Der Versendet-Tab ist seit Paket 13b die Single Source of Truth für alles, was rausgegangen ist. Er zeigt das vollständige email_log und ist gleichzeitig das Haupt-Tracking-Tool — Reaktionen, Termine, Ergebnisse werden hier eingepflegt.

Filter-Zeile

• 🔍 Suche — Volltext über Firma, Betreff, E-Mail-Adresse
• Bereich — TECH / FOOD / MED
• Versandart — Mailto / Outlook
• Tracking-Status — Offen, Mit Rückmeldung, Mit Termin, Gewonnen, Verloren, Kein Interesse, WV fällig
• Datums-Filter — von / bis
• Nur meine — versendet vom angemeldeten Benutzer
• Ansicht — 📋 Mails (Zeile pro Mail) oder 🏢 Pro Firma (Aggregat)

Status-Chips pro Mail

In der Status-Spalte stehen kleine klickbare Icons, die den Tracking-Zustand ändern:

Outlook-Watcher: Unsichere Treffer

Eingehende Antworten werden vom Outlook-Watcher automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet — über Thread-Header (sicher), Absender-Adresse (sicher) oder Domain-Match (unsicher). Unsichere Treffer landen oben auf dem Dashboard in der Box „🤷 Rückmeldungen zuordnen", wo du sie manuell einem Vorgang zuordnen oder verwerfen kannst (z. B. Newsletter).

2.10 Firmen-DB Layout

Die Firmen-Datenbank ist tabellarisch — und du kannst pro Benutzer einstellen, wie viele und welche Spalten sichtbar sind, in welcher Reihenfolge und wie breit. Pflege erfolgt über das ⚙-Zahnrad-Menü oben rechts in der Tabelle.

Layout-Modus

• 📋 Ausführlich (Default) — alle Detail-Infos pro Zeile sichtbar
• ≡ Kompakt — reduzierte Höhe pro Zeile, mehr Datensätze gleichzeitig

Spalten

Es gibt 9 Spalten: Score, Firmenname, Adresse, Branche, E-Mail, Telefon, Status, Letzter Kontakt, Letzte Rückmeldung, Bereich, Wettbewerber, Matrix-Branchen, Aktualisiert. Im ⚙-Menü kannst du jede Spalte ein/aus-blenden, per Drag&Drop neu sortieren und durch Ziehen am Header die Breite ändern. Die Konfiguration wird in users.preferences.firmen_visible_cols / firmen_col_order / firmen_col_widths gespeichert.

Filter-Zeile

Acht Filter über die ganze Breite, frei kombinierbar:

• Volltextsuche · Bereich · Status · Branche · Wettbewerber · Vertriebspartner-Filter · Matrix-Branchen-Multi-Select · Blacklist-Toggle

Der Vertriebspartner-Filter hat drei Modi: 🚫 Vertriebspartner ausblenden (Default — du bekommst „echte" Endkunden), Alle Firmen, 🏪 Nur Vertriebspartner. Die letzten beiden Modi blenden zusätzlich einen Marken-Filter und einen Verifikations-Filter ein.

Listen-/Karten-Ansicht

Über den Toggle 📋 Liste / 🗺️ Karte wechselst du in eine Karten-Darstellung. Standortlose Firmen lassen sich per 📡 Koordinaten nachladen (Google Geocoding) im ⚙-Menü nachträglich verorten.

2.11 Matrix-Branchen-Zuordnung

Seit Paket 14 hat jede Firma eine oder mehrere Matrix-Branchen-Zuordnungen. Diese Zuordnungen kommen aus drei Quellen:

Sub-Tab „🏷️ Branchen prüfen"

Im Tab 📁 Firmen → 🏷️ Branchen prüfen liegt der Workflow für die Bestätigung der Auto-Zuordnungen. Es zeigt alle Firmen, deren Zuordnung noch orange ist — gruppiert nach Branche. Bulk-Aktionen:

• Bulk Confirm — alle markierten als bestätigt setzen
• Bulk Delete — Zuordnung entfernen
• Bulk Rebind — auf eine andere Branche umlenken

KI-Re-Analyse für Firmen ohne Branche/Gase

Im Branchen-Prüfen-Tab gibt es zusätzlich ein Bulk-Tool für Firmen, denen weder Branche noch Gase zugeordnet sind (häufig Altdaten oder Importe ohne Tiefenanalyse). Du kannst entweder Claude Haiku auslösen (wirft eine günstige Auto-Zuordnung pro Firma) oder eine manuelle Bulk-Branche zuweisen.

3. E-Mail-Erstellung & Versand

Die App erzeugt keine E-Mails „blind", sondern immer entlang folgender Pipeline:

Firma auswählen
  → KI generiert Entwurf (Betreff + Text, mit Bausteinen und Signatur)
  → Flyer anhängen (optional)
  → Entwurf landet in den Bulk-Entwürfen
  → Manuell prüfen und editieren
  → „📧 Über Outlook senden" → Outlook-Watcher verschickt

3.1 Einzel-E-Mail

In der Firmendetailansicht klickst du „✉️ E-Mail generieren". Die KI erstellt einen Entwurf auf Basis der Firmendaten (Name, Branche, Ort, Entfernung) und der Prompt-Bausteine des gewählten Bereichs.

Im Dialog lassen sich vor dem Speichern noch anpassen:

• Bereich — TECH/FOOD/MED (bestimmt Bausteine und Betreff-Präfix)
• Bausteine verwenden — Toggle, um das KI-Ergebnis direkt ohne Bausteine zu erzeugen (Admin-Test)
• Flyer-Auswahl — Checkboxen pro verfügbarem Flyer
• Entfernungsermittlung — bei aktiver Einzel-Entfernung (Default) wird die Distanz Werk Lübeck → Kunde per Google Distance Matrix ermittelt; bei hinterlegtem persönlichem Vertriebsstandort zusätzlich Vertriebsstandort → Kunde (siehe 4.1.2).
• Persönliche Note — falls in Mein Profil → Persönliche Note Felder gepflegt sind, hängen diese als Kontext-Block an den Prompt an. Die Einmal-Notiz wird nach erfolgreicher Generierung wieder geleert.

Nach dem Speichern geht der Entwurf in die Bulk-Entwürfe. Der Versand erfolgt immer manuell dort (Kapitel 3.3).

3.2 Bulk-E-Mail mit Review

Für Kampagnen markierst du in der Firmenliste mehrere Firmen und klickst „📨 Bulk-E-Mail". Die App fragt:

„Als Drafts anlegen (mit Review) oder klassisch (Mailto)?"

• Als Drafts (empfohlen) — jeder Entwurf landet in den Bulk-Entwürfen, wird einzeln geprüft.
• Mailto — nur für einzelne Ad-hoc-Fälle; öffnet direkt Outlook mit fertigem Textbaustein ohne Review.

Für Bulk wird standardmäßig das günstigere Modell haiku verwendet und die Entfernungsermittlung deaktiviert (Kostenkontrolle). Beides ist in den Admin-Settings umstellbar.

3.3 Bulk-Entwürfe

Tab „✍️ Bulk-Entwürfe" zeigt alle eigenen, noch nicht versendeten Entwürfe (primär aus dem Bulk-Versand, aber auch Einzel-Entwürfe können hier landen, wenn du sie statt sofort zu senden zur Prüfung zurückgelegt hast). Jede Zeile:

• Empfänger + Firma
• Betreff (Präfix + KI-Text)
• Erstellzeit und KI-Modell
• Aktionen: Bearbeiten · Senden · Verwerfen

Mit Bearbeiten öffnest du die Textbox und kannst letzte Anpassungen machen. Senden erzeugt eine .eml-Datei im Downloads-Ordner — der Outlook-AutoSend-Watcher erkennt sie, öffnet sie in Outlook und verschickt sie. Der Firmen-Status bleibt auf an Outlook übergeben (⏳), bis der Watcher Vollzug meldet.

4. Einstellungen (Admin)

Alle App-weiten Konfigurationen liegen unter Einstellungen. Der Zugriff ist auf Rolle Admin beschränkt. Die Unterpunkte:

4.1 Mein Bereich (Profil)

Unter Einstellungen → Mein Profil findest du den Block 📨 Mein Bereich. Hier wählst du deinen Standard-Bereich (TECH / FOOD / MED). Dieser Wert wird beim EMAIL-Button verwendet, wenn die ausgewählte Firma selbst keinen Bereich-Tag hat — in allen anderen Fällen gewinnt der Firmen-Tag. Gespeichert wird der Bereich pro Browser (localStorage), nicht pro Benutzerkonto.

4.1.2 Persönliche Note & Vertriebsstandort (Paket 20a)

Unter Einstellungen → Mein Profil → ✍️ Persönliche Note kann jeder Nutzer (nicht nur Admin) freie Felder pflegen, die der KI als zusätzlicher Kontext mitgegeben werden. Diese Felder ändern nicht den Admin-Prompt; sie hängen nur einen klar getrennten Block an den System-Prompt an, den die KI dezent aufgreifen darf, wenn er zur Branche des Kunden passt.

Felder

Wie es in die Mail einfließt

Konkret hängt der Server beim Generieren zwei Blöcke zusätzlich an den System-Prompt an:

• === ABSENDER-PERSÖNLICHE NOTE (optional) === — die drei freien Felder + ggf. Einmal-Notiz, mit dem Hinweis „nicht erzwingen, max. 1 Bezug pro Mail, keine Privatdaten im Mailtext nennen".
• === ENTFERNUNG VERTRIEB === — Distanz und Fahrzeit vom Vertriebsstandort zum Kunden. Liegt sie unter der Schwelle, darf die KI dezent ein Vor-Ort-Treffen anbieten („Bei Bedarf komme ich gern vorbei"). Liegt sie darüber, schlägt sie stattdessen Telefonat / 15-Minuten-Online-Termin vor.

Einmal-Notiz

Die Einmal-Notiz ist gedacht für situativen Kontext — etwa „Hatten letzte Woche Messekontakt auf der SchweissTec". Sie fließt nur in die nächste Generierung ein und wird danach automatisch geleert.

• Einzel-Mail: Notiz wird genau einmal verwendet, danach geleert.
• Bulk-Lauf: Notiz gilt für alle Mails desselben Bulk-Laufs (z. B. nützlich nach einer Messe-Kampagne) und wird nach Abschluss des Laufs geleert.
• Nachfass: Wird auch hier verwendet und danach geleert.

Wann brauche ich das nicht?

Alle Felder sind freiwillig. Wenn alle leer sind, hängt der Server keinen Block an — die Mail wird wie bisher rein aus Admin-Prompt, Bausteinen und Werks-Distanz erzeugt.

4.1.3 E-Mail-Signatur

Die Signatur wird nicht pro Nutzer gepflegt, sondern zentral konfiguriert und zur Laufzeit mit dem Nutzerprofil kombiniert. Über den Sub-Tab 📧 Signatur lassen sich setzen:

• Schriftart, Farbe und Fettschnitt pro Feld (Name, Titel, Firma, Telefon, E-Mail, …)
• Logo-URL und LinkedIn-Link
• Banner-Grafik und Webshop-Link
• Rechtsfooter DE/EN (Handelsregister, Geschäftsführung, Sitz)

Die Config liegt als JSON in den Settings (Key signatur_config). Jede generierte Mail erhält am Ende die fertige Signatur — der Nutzer muss sich um nichts kümmern.

4.2 KI-Prompts (Sektionen + Body-Struktur)

Der Prompt, den die KI bei jeder Mail bekommt, ist in sieben Sektionen aufgeteilt. Die ersten sechs Sektionen gelten bereichsübergreifend, die siebte (Body-Struktur) enthält die eigentlichen Textbausteine pro Bereich.

Die Sektionen 1–6 werden als Akkordeon angezeigt und jede einzeln gespeichert. Es gibt zwei Prompt-Typen: Erstkontakt (die erste Mail an einen neuen Kunden) und Nachfassen (Follow-up wenn die erste Mail keine Reaktion brachte) — für beide wird getrennt gepflegt.

Body-Struktur (Sektion 7, Bausteine)

Die Body-Struktur ist das Herzstück: der Mail-Body wird aus 6 Blöcken zusammengebaut, und jeder Bereich (TECH / FOOD / MED) hat seine eigene Variante. Insgesamt: 6 Blöcke × 3 Bereiche = 18 Felder (15 editierbar, 3 fest).

Welche Bausteine gezogen werden, entscheidet die Firma automatisch: jede Firma hat einen Bereich-Tag (TECH / FOOD / MED), und die KI greift auf genau diese Block-Spalte zu. Du musst beim Mail-Erzeugen nichts auswählen. Änderungen wirken sofort für alle neu erzeugten E-Mails — kein Deploy, kein Neustart nötig.

4.3 Flyer-Bibliothek

Unter 📎 Flyer lassen sich PDF- oder Bilddateien hochladen, mit Titel, Bereich und Thema versehen und aktiv schalten. Beim Erstellen einer Mail taucht jeder passende Flyer im Compose-Dialog als Checkbox auf.

• Formate: PDF (bevorzugt), PNG, JPG
• Eigenschaften pro Flyer: Titel · Bereich · Thema · Aktiv ja/nein
• Flyer lassen sich mehrfach an unterschiedliche Firmen senden
• Pro Firma wird die Flyer-Historie gespeichert (was wurde wann mitgeschickt)

4.4 Betreff-Präfixe

Jeder Betreff wird automatisch mit einem bereichsspezifischen Präfix eröffnet. Default:

• TECH: „Strandmöllen – Technische Gase für Ihre Produktion"
• FOOD: „Strandmöllen – Lebensmittelgase für Ihre Anwendung"
• MED: „Strandmöllen – Medizinische Gase"

Die Texte sind pro Bereich frei editierbar. Wenn die KI den Betreff erzeugt, wird der Präfix vorangestellt (Komma-getrennt). Bei Bedarf lässt sich der Betreff vor dem Versand manuell überschreiben.

4.5 KI-Modell für Bulk

Die Bulk-Generierung lässt zwischen zwei Claude-Modellen wählen:

• haiku — schnell und günstig (Default). Für Akquise-Mails ausreichend.
• sonnet — spürbar höhere Qualität, aber ca. 10× teurer pro Request. Empfohlen für sensible Kampagnen.

Einzel-E-Mails nutzen unabhängig davon immer sonnet. Die Einstellung betrifft nur Bulk.

4.6 Entfernungsermittlung (Werk + Vertriebsstandort)

Die App kann beim Generieren zwei Strecken über Google Distance Matrix berechnen und der KI als Kontext mitgeben. Beide Calls nutzen denselben 24-h-Cache, doppelte Anfragen derselben Adresse kosten also nur einmal.

Strecke 1 — Werk Lübeck → Kunde

Der ursprüngliche Block (=== ENTFERNUNG WERK ===). Bestimmt, ob die KI „regional" formulieren darf (Schwelle in den Admin-Settings, Default 80 km), oder Nähe-Floskeln vermeiden muss.

Strecke 2 — Vertriebsstandort → Kunde (Paket 20a)

Origin ist der Standort, den der jeweilige Nutzer unter 4.1.2 hinterlegt hat. Ergebnis-Block: === ENTFERNUNG VERTRIEB ===. Die KI darf bei Distanzen unterhalb der nutzerindividuellen Vor-Ort-Schwelle (Default 100 km) ein persönliches Vor-Ort-Treffen anbieten.

Fail-safe

Schlägt einer der Calls fehl (kein API-Key, Google-Fehler, leere Adresse), liefert distance.js einfach null und der entsprechende Block wird weggelassen. Die Mail-Generierung läuft trotzdem durch — die KI bekommt dann nur die übriggebliebenen Kontextquellen.

Reihenfolge im System-Prompt

Beim Bauen der Mail wird der System-Prompt in dieser Reihenfolge zusammengesetzt:

1. Sektionen aus dem Admin-Akkordeon (Rolle, Portfolio, Fachregeln, Schreibregeln, Verbotsliste, Negativbeispiele)
2. Gas-Verfahrens-Matrix (branchenspezifisch)
3. Bausteine (Body-Struktur pro Bereich)
4. === ENTFERNUNG WERK ===
5. === ENTFERNUNG VERTRIEB ===
6. === ABSENDER-PERSÖNLICHE NOTE ===

4.7 Bulk-Tageslimit

Pro Nutzer und Tag lässt sich ein Obergrenze für Bulk-Drafts setzen. Default: 50.

• Wird das Limit erreicht, liefert das Backend HTTP 429 und die UI zeigt einen Hinweis.
• Das Limit zählt Drafts, nicht versendete Mails — verworfene Entwürfe zählen trotzdem.
• Admins können das Limit pro Nutzer anheben/senken.

4.8 Outlook AutoSend (Versandweg)

Da der Exchange-Server kein offenes SMTP-Relay anbietet (Fehler 550 5.7.1 Relay not permitted) und die IT keinen solchen Relay freigeben will, nutzt die App einen alternativen Weg:

1. Backend erzeugt eine .eml-Datei im Downloads-Ordner des Arbeitsplatzes (Route POST /api/email/eml, Dateiname gase-{logId}-{firma-slug}.eml).
2. Ein PowerShell-Watcher überwacht den Ordner, öffnet die .eml in Outlook (via COM) und verschickt sie automatisch.
3. Der Watcher ruft POST /api/email/eml/confirm/:logId oder /fail/:logId auf (authentifiziert per X-Autosend-Token-Header) — erst dann wechselt der Status in der App auf bestätigt-versendet.

Installation (Arbeitsplatz)

1. Öffne Einstellungen → E-Mail → 📤 Versand → 🔌 Outlook AutoSend.
2. Lade outlook-autosend-setup.zip und autosend.config.json (die Config enthält Token und Endpoint-URL).
3. Entpacke und führe setup.bat aus. Es legt an:
   • %APPDATA%\Strandmollen\StrandmollenAutoSend.ps1
   • %APPDATA%\Strandmollen\autosend.config.json
   • %APPDATA%\Strandmollen\logs\ und \processed\
   • Scheduled Task StrandmollenAutoSend (Start: ONLOGON /RL LIMITED)
4. Windows neu anmelden — der Task startet automatisch.

Live-Status prüfen

In der Admin-Übersicht zeigt der Outlook-AutoSend-Block den letzten Ping:

• 🟢 grün — Watcher hat innerhalb der letzten 5 Minuten gepingt, alles OK
• 🟡 gelb — letzter Ping länger her, Watcher möglicherweise nicht aktiv
• ⚪ grau — noch nie gepingt, Installation steht noch aus

Troubleshooting

Alternative: SMTP-Relay freigeben lassen

Wenn die IT langfristig einen eigenen SMTP-Relay für die App bereitstellt, wäre Outlook AutoSend nicht mehr zwingend. Unter Einstellungen → E-Mail → 🔌 Outlook AutoSend findest du eine IT-Ticket-Vorlage, die du kopieren und an die IT schicken kannst.

4.9 Wettbewerber-Stammdaten

Unter Einstellungen → Wettbewerber pflegst du die Stammdaten der wichtigsten Gase-Wettbewerber. Diese Daten werden für drei Funktionen verwendet:

• Automatische Erkennung auf Firmen-Websites (Text-Match über Domains und Aliase)
• Manuelle Zuordnung als Wettbewerber-Lieferant im Detail-Modal
• Claude-Tiefensuche bei Firmen ohne offensichtlichen Lieferanten

Pro Wettbewerber pflegbar:

4.10 Wettbewerber-Scrapes (Re-Scraping)

Unter Einstellungen → 🔁 Scrapes liegt das Werkzeug für das automatische Neueinziehen der öffentlichen Vertriebspartner-Listen der Wettbewerber. Jeder Lauf:

1. Holt die Quellseite (Linde, Air Liquide, Westfalen, Air Products, Nippon, …)
2. Vergleicht mit dem letzten gespeicherten Stand
3. Listet Änderungen (neue, geänderte, entfernte Standorte) auf
4. Wartet auf manuelle Bestätigung — der Import in die App-DB erfolgt erst nach Klick auf „In DB übernehmen"

Drei Aktions-Buttons:

• ▶ Alle neu scrapen — alle aktiven Wettbewerber durchscrapen
• Nur wöchentliche / Nur monatliche — nach Cadence-Setting filtern
• ↻ Aktualisieren — Liste der letzten Läufe neu laden

Pro Lauf wird der gesamte Job-Log gespeichert und ist über das Detail-Panel einsehbar — nützlich zur Fehlersuche, wenn ein Wettbewerber sein HTML-Layout geändert hat.

5. Deployment / Updates

Die App wird im Docker-Container auf dem Synology-NAS betrieben. Updates kommen als tar.gz-Paket über den Deploy-Endpoint ins System.

curl -X POST https://gase-app.synology.me/api/deploy \
  -H "X-Deploy-Key: <dein-key>" \
  -H "Content-Type: application/gzip" \
  --data-binary "@deploy-paketXY-YYYYMMDD.tar.gz"

Der Endpoint entpackt das Paket unter /volume1/docker/kundenrecherche/app/ und startet den Container neu. Da Code-Dateien per Bind-Mount eingebunden sind, ist kein Docker-Rebuild nötig.

6. Importe

6.1 Vertriebspartner-Scraper

Der VP-Scraper importiert automatisch die Standort- und Händler-Listen von Wettbewerbern. Diese Wettbewerber sind aktuell angebunden:

• Linde (linde-gas.de/standorte)
• Air Liquide (de.airliquide.com/vertriebspartner)
• Westfalen (westfalen.com/gasflaschen-kaufen)
• Air Products (agentlocator.airproducts.com)
• Nippon Gases (eu.nipponsanso.com)
• Messer, Tyczka, Sol Group, Basi Schoeberl — wenn Listen verfügbar

Jeder importierte Datensatz trägt in der Firmenliste das Tag VP:<Wettbewerber>. Duplikat-Erkennung läuft über Name + PLZ.

Start: Einstellungen → Importe → VP-Scraper, Wettbewerber wählen, Scrape-Lauf starten. Der Lauf erfolgt asynchron im Hintergrund; die neuen Datensätze erscheinen, sobald der Lauf fertig ist.

6.2 CSV/XLSX-Import

Eigene Listen (Messe-Teilnehmer, Branchenverzeichnisse, Altbestände) importierst du via CSV/XLSX:

1. Datei hochladen unter Einstellungen → Importe → CSV-Import
2. Spalten zuordnen: Name · Straße · PLZ · Ort · Branche · (optional: Bereich, Ansprechpartner, E-Mail)
3. Duplikat-Strategie wählen: überspringen oder bestehenden Datensatz aktualisieren
4. Vorschau prüfen, dann Importieren

Bulk-Limit pro Import: 2000 Zeilen. Größere Listen bitte aufteilen.

7. Roadmap & Bugs

Der Tab 🗺️ Roadmap ist die zentrale Stelle für die Weiterentwicklung der App. Er hat vier Sub-Tabs:

Der Tab ist standardmäßig nur für Admins sichtbar.

Filter über alle Sub-Tabs hinweg:

• Status — Alle Status, Offen (Default), Erledigt
• Kategorie — Kostenoptimierung, Produktivität, Datenquellen, UI/UX, Sicherheit & Stabilität, Reporting & Auswertung
• + Neu — neuen Eintrag anlegen

8. Gase-Verfahren-Matrix

Der Tab 🔬 Matrix ist die strukturierte Wissensbasis: welche Gase werden in welchen Branchen für welche Verfahren eingesetzt? Sie ist die fachliche Grundlage für die KI-Empfehlungen beim Search-Lauf und beim E-Mail-Generieren — die Matrix-Daten fließen direkt in den System-Prompt mit ein.

Sub-Tabs

Filter und Suche

• Bereich-Filter — Alle / TECH / FOOD / MED
• Volltext-Filter — Branche, Verfahren oder Gas suchen
• Admin-Buttons — + Eintrag · + Branche · + Gas (nur Admins)

Pro Eintrag pflegbar

Bereich, Lieferform (Flasche / Bündel / Bulk), Branche, Verfahren, Gas, Einsatzzweck, Druck, Notizen. Die Matrix wirkt sofort auf alle neuen Suchen und Mail-Generierungen — kein Deploy nötig.

Branche-Modal & Gas-Stammdaten

Über die Admin-Buttons öffnen sich separate Modals zur Pflege von Branchen-Stammdaten (Keywords für Google-Maps-Suche, „Warum relevant"-Beschreibung für den Claude-Prompt) und Gas-Stammdaten (Synonyme, Lieferformen, Reinheit, Markenname für Strandmøllen-Gemische).

9. Troubleshooting & FAQ

Warum kommt keine Mail raus?

Die wahrscheinlichste Ursache: der Outlook-AutoSend-Watcher läuft nicht. In der Admin-Übersicht (4.8) nach dem Live-Status schauen. Sekundär: ist Outlook überhaupt offen? Ohne laufendes Outlook kann der Watcher nichts versenden.

KI-Generierung schlägt fehl

Meist ein temporäres Rate-Limit bei Claude. Einzel-Mails verwenden Sonnet — mit Limit 10 Requests/Min. Wenn du mehrere Mails in schneller Folge erzeugst, kurz warten. Bei Bulk greift automatisch Haiku mit deutlich höherem Limit.

Firma taucht doppelt auf

Passiert, wenn ein VP-Scraper-Import den Namen abweichend schreibt (z.B. „Müller GmbH" vs. „Mueller GmbH"). Über die Detailansicht lassen sich Firmen manuell zusammenführen (Als Duplikat markieren → Zielfirma wählen).

Ich sehe keine Einstellungen-Option

Der Einstellungen-Tab ist nur für Rolle Admin sichtbar. Frage einen Admin, dir die Rolle zu erhöhen, falls du administrieren sollst.

Handbuch-Hilfe ist unvollständig

Die ⓘ-Icons zeigen einen Hinweis „Noch nicht dokumentiert", wenn für den jeweiligen Punkt kein Eintrag in der Hilfe-Datei existiert. Admins können das in app/public/help/help-content.json ergänzen — kein Deploy nötig, nur F5 im Browser.

10. Changelog

2026-04 · Paket 22 — Layout-Refactor & Phase 3

• Hilfe-Button als kleines ❓-Icon im Header (vorher schwebender FAB, der Inhalte verdeckte)
• Theme-Switcher aus dem Header in den neuen Settings-Tab „🎨 Sprache & Theme" verschoben (4 Karten: Blue / Warm / Minimal / Dark)
• Sprachauswahl ebenfalls in den neuen Settings-Tab — vorher in „Mein Profil"
• login.html komplett zweisprachig
• handbuch-en.html als englische Version mit dynamischer URL-Wahl

2026-04 · Paket 21 — i18n-Foundation (DE / EN)

• Komplette UI auf Englisch umschaltbar — 974 Translation-Keys
• Sprache pro Benutzer in users.preferences.language
• Datums- und Zahlenformatierung über Intl.* mit UI-Locale (de-DE / en-GB)
• Vorbereitet für Dänisch / Schwedisch — beide Sprachen können später durch Hinzufügen von da.json / sv.json aktiviert werden
• Generierte E-Mails und KI-Analysen bleiben in der Empfänger-Sprache (DE)

2026-04 · Paket 19 — UI-Refactor

• Vertikale Sidebar-Navigation statt horizontaler Tab-Leiste
• Blue als neues Default-Theme, plus Warm / Minimal / Dark
• Theme-Switcher pro Benutzer persistiert

2026-04 · Pakete 16–18 — Firmen-DB-Layout & KI-Re-Analyse

• Hybrid-Layout: Ausführlich / Kompakt-Toggle
• Spalten ein/aus-blendbar pro Benutzer
• Drag-Resize am Tabellen-Header, Drag-Reorder im ⚙-Menü
• KI-Re-Analyse-Tool für Firmen ohne Branche/Gase im Branchen-Prüfen-Tab

2026-04 · Pakete 14–15 — Branchen-Zuordnung

• M:N-Beziehung Firma ↔ Matrix-Branchen mit Source (auto / confirmed / distributor)
• Vertriebspartner als Sonderbranche pro Bereich
• „Branchen prüfen"-Sub-Tab mit Bulk-Confirm / Delete / Rebind
• Auto-Backfill setzt orange Badges, manuelle Bestätigung wechselt auf weiß

2026-04 · Paket 13 — email_log als Single Source of Truth

• Versendet-Tab wird zum Haupt-Tracking-Tool, ablöst die alte Vorgänge-Pipeline
• Status-Chips pro Mail (Rückmeldung / Termin / Gewonnen / Verloren / Kein Interesse / Wiedervorlage)
• Outlook-Watcher ordnet eingehende Antworten via Thread-Header / Sender / Domain zu
• Unsichere Treffer landen auf dem Dashboard zur manuellen Zuordnung

2026-04 · Paket 12 — Keyword-Optimierung

• TECH-Suche optimiert: 90 → 58 Calls pro Lauf (geringere Google-API-Kosten)
• Keyword-Stats und Auto-Tier alle 20 Suchen

2026-04 · Paket 11 — Vorgänge / Auswertung / Dashboard

• Kanban-Board für CRM-Pipeline mit Drag & Drop
• Funnel + Antwort-Trend + Top-Performer in der Auswertung
• Dashboard als Startseite mit KPIs und Wiedervorlagen

2026-04 · Paket 9 — Outlook AutoSend

• SMTP-Versand entfernt (Exchange lehnt Relay ab)
• Neuer Weg: App erzeugt .eml, PowerShell-Watcher versendet über Outlook
• Neue Status-Icons: ⏳ an-Outlook-übergeben / ✅ bestätigt-versendet
• Admin-Bereich mit Live-Status und Setup-Download

2026-04 · Paket 2 — Versand-Infrastruktur

• Draft-Queue / Bulk-Entwürfe für alle Nutzer
• Distance-Matrix mit 24 h-Cache
• Bulk-Modell umschaltbar (haiku / sonnet)
• Bulk-Tageslimit mit HTTP 429
• Admin-Settings unter Einstellungen → E-Mail

2026-04 · Paket 1 — Personalisierung

• Zentrale E-Mail-Signatur
• Flyer-Bibliothek
• Prompt-Bausteine (6 × 3 Bereiche)
• Betreff-Präfixe pro Bereich
• API-Routen /api/signatur, /api/bausteine, /api/flyer

2026-03 · Basisversion

• Firmen-DB mit Import-Funktion
• VP-Scraper für Wettbewerber
• Einzel-Mail-Generierung per Claude